หน่วยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ

ข้อมูลและสารสนเทศ

จากข้อมูลมาเป็นสารสนเทศ

ความหมายของข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงของเหตุการณ์หรือสิ่งที่สนใจ ที่บ่งบอกถึงสถานะทางกายภาพ บางอย่างในเชิงปริมาณหรือเชิงคุณภาพ เช่น มีแสงสว่างหรือไม่มี สวิตซ์ปิดเปิด อุณภูมิกี่องศาเซลเซียสจำนวนนักเรียนกี่คน ชื่อ อายุ เพศ ของนักเรียนแต่ละคนเป็นต้น
วิธีการหาข้อมูล เรามีวิธีการหาข้อมูลโดยแบ่งตามกรณีการจัดเก็บดังนี้
กรณีที่ 1 ข้อมูลที่มีการจดบันทึกไว้เรียบร้อยแล้ว ให้ผู้หาข้อมูลไปติดต่อหน่วยงานที่กำกับ เพื่อขอคัดลอกข้อมูลมาใช้งาน เช่น ถ้าต้องการทราบข้อมูล เกี่ยวกับนักเรียนชั้น ม. 1/2 ก็เพียงแต่ไปที่แผนกทะเบียนของโรงเรียนขอคัดลอกข้อมูลมาใช้ก่อน จะทำให้ทราบว่า ในห้อง ม. 1/2 มีนักเรียนกี่คนชื่ออะไรบ้างแต่ละคนอายุเท่าไหร่ และเพศอะไร

กรณีที่ 2 ข้อมูลที่ไม่มีการจดบันทึกไว้ ผู้หาข้อมูลต้องการสำรวจโดยการไปสอบถามชาวบ้านแต่ละครอบครัวในหมู่บ้าน ว่าในฤดูกาลที่ผ่านมาชาวบ้านเก็บเกี่ยวสับปะรดได้กี่กิโลกรัม ขายได้กี่กิโลกรัม เป็นต้น หรือในบางกรณีอาจต้องทำการวัดเองเช่น ข้อมูลปริมาณน้ำฝนถ้าต้องการทราบ ก็ต้องนำเครื่องมือวัดปริมาณน้ำฝนมาติดตั้งในหมู่บ้าน และให้มีคนไปคอยอ่านผลและจดทุกวัน

การนำข้อมูลไปใช้งาน ข้อมูลที่หาหรือรวบรวมได้ในขั้นต้น เรียกว่าข้อมูลดิบยังไม่สามารถใช้งานได้ ต้องนำไปใช้ประมวลผลก่อน การประมวลผลข้อมูล คือการนำข้อมูลไปจัดหมวดหมู่ คำนวณหาค่าบางอย่างที่น่าสนใจ เช่น ถ้าอยากทราบส่วนเปรียบเทียบ ระหว่างนักเรียนหญิงชายในห้อง ม.1/2 ให้นำข้อมูลดิบที่ได้มาจากแผนกทะเบียน คือ บัญชีรายชื่อนักเรียนห้อง ม. 1/2 ไปทำการประมวลผล โดยการนับจำนวนแยกตามเพศชายหญิง คำนวณอัตราส่วนเปรียบเทียบระหว่างจำนวนนักเรียนหญิงชาย และคำนวณค่าร้อยละ ซึ่งเป็นสารสนเทศ ที่เราสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้

ความหมายของสารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้วและมีความหมายเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ หมายความว่า ข้อมูลที่ประมวลผลแล้วนั้น ไม่ได้มีประโยชน์ต่อผู้ใช้ หมายความว่า ข้อมูลที่ประมวลผลแล้วนั้น ไม่ได้มีประโยชน์เสียทั้งหมด และประโยชน์ที่มีก็มีแตกต่างกันแล้วแต่การรับรู้ของแต่ละคน ซึ่งในการให้ความหมายของสารสนเทศขึ้นอยู่กับสาขาวิชาหรือความสนใจของแต่ละคน

สรุป สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่มีความหมายและคุณค่าต่อผู้ใช้คุณค่าไม่จำเป็นต้องหมายถึงเงิน หรือประโยชน์เพื่อการวิเคราะห์และตัดสินใจเท่านั้น อาจเพื่ออย่างอื่นก็ได้
1.    หาหรือรวบรวมข้อมูล โดยวิธีการต่าง ๆ
2.    นำข้อมูลมาทำการประมวลผล
3.    ข้อมูลที่ประมวลผลแล้วคือสารสนเทศ

จากสารสนเทศมาเป็นความรู้
เมื่อนายชื่นกับเพื่อน ๆ ทำการสำรวจข้อมูลและประมวลผลข้อมูล จนได้สิ่งที่เรียกว่าเป็นสารสนเทศ คือข้อมูลที่นำไปใช้ประโยชน์ได้แล้ว นายชื่นและเพื่อน ๆ จึงได้นำข้อมูลมาวิเคราะห์ร่วมกันและพบว่า ในฤดูกาลที่ผ่านมา หมู่บ้านผลิตสับปะรดสดได้รวมกัน 8,750 กิโลกรัม ที่ต้นทุนเฉลี่ยต่อกิโลกรัมละ 5.20 บาท ราคาขายเฉลี่ยต่อกิโลกรัมอยู่ที่ 6.60 บาท โดยขายให้พ่อค้าคนกลางที่มารับซื้อถึงในหมู่บ้าน
จากข้อมูลการรับซื้อของตลาดที่อยู่ใกล้หมู่บ้าน 4 แห่ง พบว่า ตลาด ก. และตลาด ค. รับซื้อในราคาสุทธิ (หักค่าขนส่ง) สูงกว่าราคาที่พ่อค้าคนกลางมารับซื้อในหมู่บ้าน แต่ปริมาณการรับซื้อของทั้งสองตลาดรวมกันยังต่ำกว่าปริมาณสับปะรดที่ผลิตได้ ในหมู่บ้านอยู่ 1,250 กก. ข้อมูลสารสนเทศที่ได้จากการสำรวจและประมวลผลแล้วนี้ จึงกลายเป็นความรู้ที่จะช่วยในการตัดสินใจต่อไป

ความรู้ช่วยในการตัดสินใจ
ในการประชุมคุณกรรมการกองทุนหมู่บ้าน คณะกรรมการจึงได้ใช้ความรู้ที่ได้จากสารสนเทศดังกล่าว ช่วยในการตัดสินใจ โดยมีข้อสรุปดังนี้
1.    ให้ขายผลผลิตในตลาด ก. และตลาด ค. ซึ่งรับซื้อได้รวมกัน 7,500 กก.
2.    ผลผลิตที่เหลืออีก 1,250 กก. นั้น มี 3 ทางเลือกคือ
2.1    นำมาผลิตเป็นสับปะรดกวน ซึ่งจะต้องมีการลงทุนและต้องสำรวจตลาดอีกครั้ง
2.2    ขายในหมู่บ้าน หากยังมีพ่อค้าคงกลางมารับซื้อ
2.3    นำไปขายใสนตลาด ง. ซึ่งจะได้เงินเท่ากับขายในหมู่บ้น และเมื่อคิดเงินที่ขายได้ทั้งหมดแล้วยังได้มากกว่าที่เคยได้จากการขายในหมู่ บ้านอย่างเดียว
3.    คณะกรรมการหมู่บ้านจะทำการศึกษาเรื่องต้นทุนการผลิตและเรื่องการตลาดของ สับปะรดกวน เพื่อนำมาตัดสินใจเกี่ยวกับทางเลือกของผลผลิตที่เหลืออีก 1,250 กก. นั้นต่อไป
จากข้อมูลคณะกรรมการกองทุนหมู่บ้านนักเรียนคงได้เรียนรู้ว่า ข้อมูลและสารสนเทศเป็นสิ่งที่มีประโยชน์เพียงใด นอกจากเก็บรักษาไว้เพื่อใช้ในภายภาคหน้าแล้ว การเก็บข้อมูลที่มีจำนวนมาก ๆ หากนำมารวบรวมและประมวลผลเป็นสถิติ จะทำให้เราสามารถทำนายเหตุการณ์ในอนาคตได้อย่างแม่นยำ ดังนั้นข้อมูลและสารสนเทศจึงเป็นสิ่งที่มีคุณค่า ควรเก็บรักษาไว้อย่างเป็นระบบและปลอดภัย ในการจัดเก็บ จึงต้องมีการวางแผนหรือกำหนดระเบียบวิธีไว้ตั้งแต่ต้นเลยทีเดียว

การเก็บข้อมูล ให้ปลอดภัยมีหลักการสำคัญดังต่อไปนี้
1.    มีการป้องกันมิให้เกิดการสูญหายหรือชำรุด (เช่นป้องกันแฟ้นข้อมูลมิให้ถูกลบ หรือป้องกันการติดไวรัสคอมพิวเตอร์)
2.    มีการสำรองข้อมูล เพื่อบรรเทาความเสียเสีย  ในกรณีที่เกิดการสูญหายหรือชำรุด

การประมวลผลข้อมูลในชีวิตประจำวัน
การประมวลผลข้อมูล คือ การกระทำการบางอย่างหรือหลายอย่างกับข้อมูลที่มีอยู่เพื่อสร้างสิ่งใหม่ หรือแปรรูปให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์ ตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้มนุษย์และสัตว์ที่มีสติปัญญาจะทำการประมวลผลข้อมูล ตามธรรมชาติอยู่ตลอดเวลา ยกตัวอย่างเช่น เวลาเราเดิน หรือนกบิน เราและนกต้องคอยปรับทิศทางไม่ให้ชนสิ่งกีดขวาง โดยการรับข้อมูลคือภาพข้างหน้าทางสายตา และสมองจะทำหน้าที่ประมวลผลเพื่อปรับทิศทาง ไม่ให้เดินหรือบินไปชนกับวัตถุสิ่งของอยู่ข้างหน้า
แม้กระทั่งเวลาเราไปรับประทานอาหารที่ร้านอาหารเราก็ต้องประมวลผลข้อมูล เพื่อตัดสินใจว่า จะไปรับประทานที่ร้านไหนดี ซึ่งเราต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับร้านอาหารสะสมไว้ก่อนในสมองของเรา เช่น รายการและรสอาหาร จนกระทั่ง เมื่อสั่งอาหารมานั่งทานแล้ว สมองของเราก็ต้องประมวลผลอยู่ตลอดเวลาเช่น ขณะตักข้าวใส่ปาก เราต้องใช้สายตาและประสาทความรู้สึกในการบังคับให้มือถือช้อนไปตักข้าวให้ ตรงจานและยกช้อนใส่ปากให้ตรงปาก ไม่ให้เลอะเป็นต้น
จากที่กล่าวมาคงเห็นความสำคัญของข้อมูลต่อการประมวลผลได้ร่างกายของคนเรา เป็นระบบประมวลผลข้อมูลที่ซับซ้อนที่สุดโดยมีสมองเป็นตัวประมวลผลกลาง มีเส้นประสาทเป็นเส้นทางสื่อสารข้อมูล มีประสาทสัมผัสทั้ง 5 เป็นอุปกรณ์ข้อมูล ตารับรู้รูป ลิ้นรับรู้รส จมูกรับรู้กลิ่น หูรับรู้เสียง และผิวหนังรับรู้สัมผัส เราอาศัยข้อมูลที่รับรู้เหล่านี้มาสร้างประโยชน์ ในการที่จะทำอะไรสำเร็จ เช่น เดินถึงเป้าหมายตัดอาหารใส่ปากไม่ให้หก เลือกกินอาหารพออิ่มในราคาพอควร โดยรวมก็คือเพื่อการดำรงชีวิตอยู่ในสังคม ไม่ให้เกิดความผิดพลาดเป็นภัยต่อตนเอง นั่นเอง

ข้อมูลและสารสนเทศ
นักเรียนคงคุ้นเคยกับคำว่า “ข้อมูลมานานแล้ว ในโรงเรียนมีข้อมูลอยู่มาก เช่นข้อมูลเกี่ยวกับตัวนักเรียนข้อมูลวิชาเรียน ข้อมูลเกี่ยวกับครูผู้สอน ข้อมูลเกี่ยวกับผลการเรียนของนักเรียน ข้อมูลคือ ข้อเท็จจริง คุณลักษณะ หรือปริมาณในรูปของตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียด ที่มีความหมายเพียงพอที่จะนำไปใช้ประโยชน์ เช่น จำนวนคน วัน เดือน ปี อายุ ราคาสินค้า น้ำหนัก กลิ่น เป็นต้น
            คุณสมบัติของข้อมูล
การดำเนินงานเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดีข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
1.    ความถูกต้อง
2.    ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
3.    ความสมบูรณ์
4.    ความชัดเจนและกะทัดรัด
5.    ความสอดคล้อง
ชนิดของข้อมูล
เราจำแนกข้อมูลตามลักษณะการจัดเก็บได้ 4 ชนิดคือ
1.    ข้อมูลที่เป็นข้อมูล
2.    ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ
3.    ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรเลข
4.    ข้อมูลมัลติมีเดีย

                สารสนเทศ  หมายถึงข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้วและมีคุณค่าเป็นประโยชน์ในการใช้งาน สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุมกำหนดสิทธิ์ในการแก้ไข หรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ ตั้งใจ

รูปแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลและสารสนเทศ

            การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ  การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งานจำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ ขั้นตอนในการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศมี ดังนี้
1.    การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
2.    การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
3.    การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน
การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลควรประกอบด้วย
1.    การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวมรวบข้อมูลซึ่งมีจำนวนมากและต้องเก็บให้ได้อย่างทัน เวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน
2.    การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้
การดำเนินการประมวลผลข้อมูล ให้กลายเป็นสารสนเทศ
เนื่องจากข้อมูลบนโลกมีมากมายหลายชนิดดังกล่าวแล้วการจะหาข้อมูลที่ดีได้จะต้องมีการประมวลผลตามขั้นตอนต่าง ๆ ที่เหมาะสม ดังนี้
1.    การรวบรวมข้อมูล
2.    การบำรุงรักษาและประมวลผล
3.    การจัดเก็บข้อมูล
4.    การควบคุมข้อมูล
5.    การสร้างสารสนเทศ

การรวบรวมข้อมูล หมายถึงการเก็บข้อมูลจำนวนมากจากแหล่งข้อมูลกำหนดมาทำการเข้ารหัสในรูปที่ เหมาะสมต่อการจัดเก็บและบันทึก ในสื่อที่สามารถเก็บข้อมูลไว้ได้นาน ๆ
การบำรุงรักษา และประมวลผลข้อมูล เป็นกระบวนการรักษาข้อมูลให้ใช้ได้ตลอดไป ซึ่งประกอบด้วยบการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยตลอดเวลา ทำการแยกประเภท จัดเรียงข้อมูลและคำนวณหาข้อมูล
การจัดเก็บขอมูลคือการสร้างระบบ จัดเก็บข้อมูลจำนวนมากให้สามารถใช้งานได้ ซึ่งประกอบด้วยการจัดเก็บไว้ในแฟ้มอย่างเป็นระบบ การสร้างฐานข้อมูลคือระบบจัดเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีการจัดบำรุงรักษาอย่าง มีประสิทธิภาพสามารถสืบค้นได้อย่างเร็วและมีข้อมูลสะสมให้เลือกใช้มากมาย
การควบคุมข้อมูล เป็นการป้องกันรักษาข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วให้ปลอดภัยไม่ให้ข้อมูลที่มีค่า ถูกลักขโมยไปใช้งานอย่างไม่ถูกต้อง รวมทั้งหามาตรฐานในการจัดการในประกันรักษาความปลอดภัยของข้อมูลให้ถูกต้อง แม่นยำไม่มีการดัดแปลงแก้ไขอย่างผิด ๆ
การสร้างสารสนเทศ เป็นการตีความหมายข้อมูลที่ดีแล้วค้นหา ความหมายและความสำคัญที่มีคุณค่าของข้อมูลที่ได้โดยการนำไปประมวลผลด้วยวิธี ใดวิธีหนึ่ง จะต้องมีการจัดทำรายงานเกี่ยวกับสารสนเทศที่ค้นพบหรือสิ่งที่สร้างขึ้นรวม ทั้งการเผยแพร่สื่อสารข้อมูล ไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องสนใจสารสนเทศนั้น

การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย
1.    การเก็บรักษาข้อมูล
การเก็บ รักษาข้อมูล การ เก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกไว้ในสื่อบันทึกต่าง ๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูลนอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้
2.    การค้นหาข้อมูล
การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามา มีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา
3.    การทำสำเนาข้อมูล
การทำ สำเนา การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้หรือจำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย
4.    การสื่อสาร
การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่ง ข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้อย่างรวดเร็วและทันเวลา

การจัดการสารสนเทศ
เมื่อมีสารสนเทศสะสมไว้มากขึ้น จำเป็นต้องมีการจัดการให้มีการสืบค้นและนำมาใช้ให้สะดวกขึ้น ดังนั้น จำเป็นต้องมีการจัดการสารสนเทศให้ดี เพื่อที่จะป้องกันปัญหา การมีสารสนเทศล้นเกิน จนไม่สามารถจะนำสิ่งใดมาใช้ได้ถูก
นิยามของการจัดการสารสนเทศ (Information Management) มีว่าการจัดการสารสนเทศ หมายถึงวิธีการที่องค์กร ต่าง ๆ วางแผน จัดเก็บ จัดระบบ นำมาใช้ ควบคุม เผยแพร่ และกำจัดสารสนเทศ อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการสารสนเทศประกอบด้วยการทำงานต่าง ๆ ทั้งแบบอัตโนมัติหรือทำมือ เช่น
1.    การจัดหมวดหมู่และกำหนดรหัส
2.    การให้ดัชนีหัวเรื่อง วิชา สาขา
3.    การสร้างและรวบรวมศัพท์เฉพาะที่ใช้
4.    การทำเอกสารประกอบ ทำดัชนีตามชื่อ สถานที่ และเหตุการณ์
5.    การออกแบบโครงสร้างข้อมูลและฐานข้อมูล
6.    การจัดเก็บเอกสาร หนังสือ แบบอิเล็กทรอนิกส์ และแบบปกติ
7.    การจัดเก็บภาพด้วยวิธีต่าง ๆ
8.    การตรวจสอบและทบทวนสารสนเทศที่มีอยู่
ระบบสารสนเทศ คือ เครื่องมือในการจัดการสารสนเทศ ซึ่งประกอบด้วย
1.    ระบบคอมพิวเตอร์ เช่น พีซี เซอร์ฟเวอร์
2.    โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล
3.    โปรแกรมประมวลผลข้อมูล
4.    เครือข่ายคอมพิวเตอร์ เช่น LAN, internet ,intranet
5.    บุคลากรที่เกี่ยวข้อง เช่น พนักงานป้อนข้อมูล โปรแกรมเมอร์

ในยุคปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศได้เจริญก้าวหนาอย่างรวดเร็วมาก ระบบสารสนเทศสามารถจัดเก็บสารสนเทศไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ได้แทบทุกรูปแบบ ยกเว้นกลิ่นดังนั้น เทคโนโลยีสารสนเทศจึงเป้นสิ่งที่เพิ่มศักยภาพ ความสามารถของมนุษย์ในการเรียนรู้และทำงาน ให้มีประสิทธิภาพสูงกว่าแต่ก่อนได้อย่างมาก
ข้อมูลที่เก็บได้ มาจากที่ใดก็ตาม หากไม่ผ่านการประมวลผลข้อมูลให้เหมาะสม อาจจะมีประโยชน์น้อยมาก และมีปริมาณมาก ยากแก่การหาสาระสำคัญ การจะทำให้เห็นภาพความแตกต่าง หรือความสัมพันธ์ของข้อมูลได้โดยง่าย อาจจะต้องแปลงข้อมูลออกมาเป็นภาพหรือกราฟ ดังนั้น ข้อมูลที่จะช่วยในการตัดสินใจได้ ต้องผ่านการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศที่เหมาะสมเสียก่อน จึงจะนำไปใช้ได้

ที่มา : http://www.trueplookpanya.com/true/knowledge_detail.php?mul_content_id=1534

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

w

Connecting to %s